Sie sind Eigentümer einer Immobilie und Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)? Dann ist für Sie die Eigentümerversammlung relevant. Dabei handelt es sich um ein zentrales Organ in einer jeden Wohnungseigentümergemeinschaft und bildet das Forum für wichtige Entscheidungen und den Austausch zwischen den Eigentümern.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Themen auf einer Eigentümerversammlung behandelt werden, wann diese stattfindet und welche Einladungsfrist für Sie gilt. Außerdem erklären wir, wann Sie eine Vollmacht für die WEG-Versammlung benötigen, welche Informationen diese enthalten sollte und vieles mehr.
Die Eigentümerversammlung (ETV) ist ein regelmäßiges Treffen der Eigentümer von Wohnungen oder Einheiten in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Sie dient dazu, gemeinsame Angelegenheiten zu besprechen, Entscheidungen zu treffen und wichtige Belange der WEG zu regeln. Vor allem die gemeinschaftlichen Teile wie Treppenhäuser, Dächer, Aufzüge und Gemeinschaftsräume stehen im Fokus, aber auch weitere Anliegen können behandelt werden. Mögliche Themen, die bei einer Eigentümerversammlung besprochen werden, sind beispielsweise:
Wie häufig eine Eigentümerversammlung stattfindet, ist im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. So ist der Hausverwalter gemäß § 24 Absatz 1 WEG dazu verpflichtet, die WEG-Versammlung mindestens einmal pro Jahr einzuberufen. § 24 Absatz 2 WEG gibt zudem vor, dass die Hausverwaltung auch dann eine Eigentümerversammlung einberufen muss, wenn dies von mindestens 25 % der Wohnungseigentümer eingefordert wird. In diesem Fall handelt es sich um eine außerordentliche Eigentümerversammlung.
Die Einladungsfrist für eine Eigentümerversammlung ist gesetzlich geregelt und muss von der Hausverwaltung eingehalten werden, um die Anforderungen an eine ordentliche WEG-Versammlung zu erfüllen. Seit dem 1. Dezember 2020 gilt daher § 24 Absatz 4 Nr. 2 WEG (neu) und legt eine Einladungsfrist von drei Wochen fest. Die Einberufung der WEG-Versammlung muss also mindestens 21 Tage vor dem eigentlichen Termin liegen. Gemäß § 24 Absatz 4 Nr. 4 WEG (neu) darf die Einladung mittlerweile auch per Mail versendet werden, sodass die Zustellungszeit eines Briefes kein Problem mehr darstellt.
Die Einladung muss jedoch nicht nur zum richtigen Zeitpunkt erfolgen – auch der Inhalt ist von großer Bedeutung. So ist es Pflicht, die Themen der Tagesordnung bereits in der Einladung zu nennen. Diese sollten leicht verständlich und eindeutig gekennzeichnet sein, da die Beschlüsse andernfalls anfechtbar sein können. Grundsätzlich enthält eine Einladung zur Eigentümerversammlung die folgenden Informationen:
Wird die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung nicht eingehalten, kann dies zur Folge haben, dass die gefassten Beschlüsse nicht wirksam sind. Gleiches gilt für unklar formulierte Punkte der Tagesordnung oder solche, die unter der Kategorie „Sonstiges“ zusammengefasst wurden. Diese Beschlüsse können anfechtbar sein.
Teilnahmeberechtigt an einer Eigentümerversammlung sind grundsätzlich alle Wohnungseigentümer. Dies schließt sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen (z.B. Gesellschaften) ein, die Eigentum an einer Wohnung in der WEG besitzen. Darüber hinaus können auch Miteigentümer von Gemeinschaftseigentum (z.B. Garagen) teilnehmen, sofern dies in der Gemeinschaftsordnung oder durch Mehrheitsbeschluss festgelegt ist.
Die Teilnahme an einer Eigentümerversammlung ist keine Pflicht. Obwohl Sie gesetzlich nicht anwesend sein müssen, ist es dennoch ratsam, einer WEG-Versammlung beizuwohnen, da hier wichtige Entscheidungen getroffen werden, die auch Sie finanziell betreffen. Können Sie am festgelegten Datum nicht vor Ort sein, haben Sie gemäß § 23 Absatz 1 Satz 2 WEG (neu) die Möglichkeit, in digitaler Form an der Wohnungseigentümerversammlung teilzunehmen. In diesem Fall sind auch die Abstimmungen elektronisch durchzuführen, damit Sie den vollen Handlungsumfang behalten.
Eigentümer, die nicht persönlich an der Eigentümerversammlung teilnehmen können, haben die Möglichkeit, eine schriftliche Vollmacht an eine andere Person zu erteilen, die in ihrem Namen abstimmt. Diese Person wird als Bevollmächtigter oder Stellvertreter bezeichnet. Die Vollmacht kann einmalig oder aber dauerhaft sein und legt fest, zu welchen Handlungen der Stellvertreter bevollmächtigt wird. Behandelt die anstehende WEG-Versammlung eine besonders wichtige Entscheidung, kann der Eigentümer auch eine weisungsgebundene Vollmacht für die Eigentümerversammlung ausstellen. Der Stellvertreter muss dann entsprechend der Weisung abstimmen, die in der Vollmacht festgehalten wurde.
Im Regelfall führt ein Hausverwalter den Vorsitz über die Eigentümerversammlung und lädt zu dieser ein. Das Wohnungseigentumsgesetz bietet den Eigentümern jedoch auch die Möglichkeit, die Wohnungseigentümergemeinschaft selbst zu verwalten. In diesem Fall muss kein externer Verwalter bestellt werden, denn die Verwaltung liegt bei allen oder einem bestimmten Eigentümer selbst.
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Außerordentliche Eigentümerversammlungen sind Termine, die außerhalb der regulären Jahresversammlung stattfinden. Sie werden einberufen, wenn dringende Angelegenheiten oder unvorhergesehene Probleme die Aufmerksamkeit der Gemeinschaft erfordern. Sowohl der Verwalter, als auch Eigentümer können die außerordentliche WEG-Versammlung einberufen. Hier gibt es jedoch besondere Vorgaben: Fordert ein Eigentümer die außerordentliche Eigentümerversammlung ein, kommt diese nur zustande, wenn mindestens 25 % aller Eigentümer zustimmen, beziehungsweise ebenfalls eine Versammlung fordern. Auch hier gilt in der Regel die Einladungsfrist von drei Wochen. In sehr dringenden Fällen, wie beispielsweise einem akuten Wasserschaden oder einem erheblichen Schaden am Dach, darf von der Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung abgewichen werden.
Die Eigentümerversammlung ist nur dann beschlussfähig, wenn die Pflichten und Formalitäten des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) eingehalten wurden. Hierzu zählen auch die Einhaltung der Ladungsfrist sowie der vollständige Inhalt der Einladung selbst. Im Zuge der WEG-Reform ist es seit dem 1. Dezember 2020 jedoch nicht mehr zwingend nötig, dass die anwesenden Eigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentieren. So ist die Wohnungseigentümerversammlung mittlerweile unabhängig von der Anzahl an teilnehmenden Eigentümern beschlussfähig.