Wie Sie mit Immolert schnell und einfach eine Nebenkostenabrechnung erstellen

Anleitung: Nebenkostenabrechnung erstellen

Das Erstellen einer Nebenkostenabrechnung stellt viele Vermieter vor ein Hindernis. Dies muss allerdings nicht sein, denn durch die Verwendung einer Software kann dies leicht und schnell erledigt werden. Mit Immolert haben Sie die Möglichkeit Ihre Nebenkostenabrechnung Softwaregestützt zu erstellen.

Die Verwendung des Nebenkostenfeatures wird Ihnen in dieser Anleitung erklärt. Doch bevor Sie mit dieser Anleitung anfangen stellen Sie sicher, dass Sie bereits ein Mietverhältnis angelegt haben. Wie ein Mietverhältnis angelegt wird erfahren Sie hier: Mietverhältnis anlegen.

Wenn das Mietverhältnis mit Mieterdaten korrekt angelegt wurde können Sie mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beginnen. Klicken Sie dazu im oberen Menü auf “Nebenkosten”.

Nachdem Sie zum Punkt Nebenkosten gewechselt haben finden Sie zwei Auswahlboxen vor, das Gebäude und die Einheit. Wenn Sie diese ausgewählt haben klicken Sie auf “jetzt anlegen”.

Stellen Sie feingranular ein wie Ihre Abrechnung aussehen soll

Die richtigen Einstellungen wählen

Nun sehen Sie im oberen linken Bereich des Formulars die zu wählenden Optionen, standartmäßig ist hier nur das Anschreiben ausgewählt.

  • Abweichender Nutzungszeitraum
    Sollte Ihr Mieter erst in der Mitte des Jahres eingezogen sein, müssen Sie diese Option anwählen. Da der Abrechnungszeitraum vom Nutzungszeitraum abweicht. Alternativ können Sie auch den Abrechnungszeitraum anpassen.
  • Vorrauszahlung anpassen
    Sie gehen davon aus, dass die geleistet Vorrauszahlung durch den Mieter zu hoch oder zu niedrig ist dann können Sie diesen Punkt anwählen. In der Abrechnung wird dann ein entsprechender Satz beigefügt der den Mieter dazu auffordert die Abschlagszahlung anzupassen. Zusätzlich wird die Vorrauszahlung in Ihrem angelegten Mietverhältnis zusätzlich angepasst sobald Sie die Abrechnung als abgeschlossen markieren.
  • Anschreiben beifügen
    Hier wird ein kurzes Anschreiben mit vollständigem Briefkopf (ink. aller Adressdaten) der Nebenkostenabrechnung beigefügt.
  • Mietverhältnis ist beendet
    Wenn das Mietverhältnis beendet wurde kann dies in der Nebenkostenabrechnung mit vermerkt werden, ist dies gewünscht wählen Sie diese Option aus.
  • Personen im Mietverhältnis
    Ist eine Abrechnung auf Basis von Personenanzahlen gewünscht können die in der Einheit lebenden Personen hier eingetragen werden. Sind diese bereits beim Mietverhältnis hinterlegt geschieht dies automatisch.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die Fragezeichen neben den einzelnen Optionen gehen, sehen Sie weitere Informationen

Abrechnungszeitraum richtig wählen

Als Abrechnungszeitraum wird standartmäßig immer das gesamte Vorjahr verwendet. Sollten Sie hier eine andere Auswahl treffen müssen Sie ggf. die anfallenden Kosten neu berechnen, oder neu laden. Unter dem Abrechnungszeitraum sehen Sie wenn die entsprechenden Optionen gewählt wurden noch den Nutzungszeitraum und das Ende des Mietverhältnisses. Diese beiden Werte sind im Bild grün markiert.

Abweichender Nutzungszeitraum

Ist ein Abweichender Nutzungszeitraum bei der Nebenkostenabrechnung angegeben so werden die Kosten anteilsmäßig auf den Abrechnungszeitraum heruntergerechnet. Diese Berechnung erfolgt auf tagesgenau.

Gebäudekosten, Verbrauchskosten und weitere Kostenpunkte

Richtiges hinterlegen der Kosten

Neben der korrekten Datumsangaben ist auch die korrekte Umlage der Kosten auf den Mieter wichtig. Um hier Rechenfehler zu vermeiden bieten wir die Möglichkeit Gebäudekosten zu hinterlegen, diese können dann per Knopfdruck in die Nebenkostenabrechnung eingefügt werden. Das gleiche gilt für Verbräuche, wenn bei einer Einheit Zählerstände korrekt hinterlegt wurden kann diese Funktion genutzt werden.

Sollten Sie einen Kostenpunkt manuell eintragen wollen klicken Sie einfach auf den grünen Button “Kostenpunkt hinzufügen” beachten Sie dabei allerdings das Sie die Berechnung in dem Fall selbst vornehmen müssen.

Durch einen Klick auf Vorschau können Sie sich nach anlegen der ersten Kostenpunkte jederzeit ein PDF Dokument generieren lassen.

Nachdem Sie zwei Werte eingetragen haben und eine Vorschau erstellt haben sollte das Formular folgendermaßen aussehen. Klicken Sie nun auf “Abrechnung speichern” um eine Zwischenspeicherung vorzunehmen, andernfalls können Ihre eingetragenen Daten verloren gehen. Sie können die Abrechnung danach einfach wieder öffnen und weiter bearbeiten.

Ein PDF erstellen und die Bearbeitung beenden

Versenden und Abschließen der Nebenkostenabrechnung

Sollten Sie alle Kosten hinterlegt haben speichern Sie Ihre Abrechnung erneut ab. Nun können Sie noch einmal in der Vorschau überprüfen ob alle Daten richtig sind, dazu klicken Sie in der Liste auf das blau hinterlegte Dokument Icon. Danach erhalten Sie eine PDF Datei mit der Abrechnung.

Um die Nebenkostenabrechnung final abzuschließen klicken Sie auf den grünen Button “bearbeiten” und dann auf “als versendet markieren”. Danach können Sie die Abrechnung nicht mehr bearbeiten, Sie haben jedoch noch die Option zu hinterlegen ob die Nebenkostenabrechnung gezahlt wurde oder ob diese überfällig ist. Klicken Sie dazu einfach erneut auf den grünen Button.

Die PDF erhalten Sie wie gewohnt über den blauen Button mit dem Dokument Icon.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben die ersten Nebenkostenabrechnung mit Immolert erstellt.