Als Vermieter tragen Sie die Verantwortung für den Betrieb und die Instandhaltung Ihrer vermieteten Immobilien. Hierdurch entstehen Kosten, die Sie jedoch nicht alle alleine tragen müssen. Einige Aufwendungen fallen unter die umlagefähigen Betriebskosten und können auf Ihre Mieter übertragen werden.
Was genau umlagefähige Betriebskosten sind, welche Positionen Sie auf Ihre Mieter umlegen können und welche Kosten Sie selbst zahlen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel. Außerdem geben wir Ihnen praktische Tipps zum Thema Nebenkostenabrechnung mit auf den Weg.
Umlagefähige Betriebskosten, auch als umlagefähige Nebenkosten bezeichnet, sind Kosten, die Vermieter auf ihre Mieter umlegen können, um einen Teil der Kosten für den Betrieb sowie die Instandhaltung einer Immobilie abzudecken. Diese Kosten entstehen oftmals regelmäßig und können im Rahmen eines Mietvertrags zwischen Vermieter und Mieter vereinbart werden.
Ihre vermieteten Immobilien verursachen zahlreiche Kosten verschiedenster Art. Da liegt es nahe, diese an den Mieter weiterzugeben. Doch alle entstandenen Kosten auf den Mieter umlegen – geht das überhaupt? So einfach ist es leider nicht, denn es gibt umlagefähige und nicht umlagefähige Betriebskosten. Diese sind gesetzlich in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt und müssen von allen Vermietern eingehalten werden. Hier sind alle umlagefähigen Nebenkosten, die Sie wirklich auf Ihre Mieter übertragen dürfen:
Die Grundsteuer zählt zu den wiederkehrenden öffentlichen Lasten eines Grundstücks und darf daher auf die Mieter übertragen werden. Allerdings kann die Höhe der Steuerlast in Abhängigkeit von der Gemeinde variieren.
Auch die Heizkosten zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten. Dabei können Vermieter sowohl die Kosten für die Wärmeerzeugung durch Brennstoffe wie Heizöl, Gas, Fernwärme, Holz etc. auf ihre Mieter umlegen, als auch die Wartungs- und Reparaturkosten der Heizungsanlage. Auch die Kosten für die Ablesung der Heizkostenverteiler dürfen auf die Mieter übertragen werden. Anders als andere Betriebskosten ist dieser Posten jedoch zu 50 % bis 70 % nach dem individuellen Verbrauch zu berechnen.
Zu den umlagefähigen Kosten für Warmwasser zählen sowohl die Kosten zur Erwärmung des Wassers, als auch die Wartungen und Reparaturen der Warmwasserversorgungsanlage. Zudem können die regelmäßigen Kontrollen zur Gewährleistung der Anlagensicherheit auf den Mieter umgelegt werden.
Umlegbare Wasserkosten umfassen weitaus mehr als nur die Übertragung des Wasserverbrauchs an die Mieter. So können Vermieter auch die Miet- sowie Einrichtungskosten der Wasserzähler, die Wartungskosten der Wassermengenregler und die Betriebskosten der hauseigenen Wasserversorgungsanlage auf ihre Mieter umlegen. Außerdem zählen auch die Kosten der Abwasserentsorgung zu den umlagefähigen Nebenkosten.
Zu den Stromkosten, die auf Mieter umgelegt werden können, zählen zum einen die Beleuchtungskosten von Fluren, Treppenhäusern, Kellern und Außenanlagen. Zum anderen gelten aber auch allgemeine Stromkosten für Gemeinschaftsbereiche als umlegbare Nebenkosten.
Die Kosten für die Müllabfuhr sowie die Abfallentsorgung dürfen auf den Mieter übertragen werden. Doch Vorsicht, denn die Anschaffungskosten für Mülltonnen zählen nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.
Sowohl die Gebühren für die Straßenreinigung (Reinigung von Gehwegen und Straßen) gelten als umlagefähige Nebenkosten als auch alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Winterdienst stehen.
Die Gebäudereinigung bezieht sich auf die Kosten, die für die Säuberung der gemeinschaftlich genutzten Bereiche anfallen. Hierunter fallen vor allem die Reinigungskosten der Flure, Treppen und Waschküchen.
Auch die Pflege der Gärten und Außenanlagen wird als umlagefähige Nebenkosten betrachtet, solange es sich um einen gemeinschaftlich genutzten Bereich handelt, der kein öffentlicher Raum ist. Hierunter fallen ebenso die Kosten zur Pflege von Grünflächen, Spielplätzen und Zugängen oder Zufahrten, wie die Erneuerung von Pflanzen.
Während unter Punkt 8 die Kosten der Gebäudereinigung abgedeckt werden, umfassen die Hausmeisterkosten alle Zahlungen, die den Hauswart selbst betreffen. Hierzu zählen die Vergütung, der Sozialbeitrag und alle weiteren geldwerten Leistungen, die der Hauswart für seine Arbeit erhält.
Als umlagefähige Nebenkosten gelten in diesem Fall sowohl die Betriebsstromkosten des Fahrstuhls, als auch dessen Pflege- und Wartungskosten. Dabei ist es irrelevant, ob ein Mieter den Fahrstuhl wirklich nutzt. Alle Mieter, auch solche, die im Erdgeschoss wohnen, sind verpflichtet, Ihren Anteil der Fahrstuhlkosten zu übernehmen.
Im Bereich der Sach- und Haftpflichtversicherung gibt es ein breites Spektrum an umlagefähigen Nebenkosten. So lassen sich die Wohngebäudeversicherungen gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- und sonstige Elementarschäden an Ihre Mieter übertragen, aber auch die Kosten der Glasversicherung und der Gebäudehaftpflichtversicherung dürfen umgelegt werden.
Auch die Kosten für die Kaminkehrerarbeiten gelten als umlagefähige Nebenkosten. Doch hier können Sie noch weiter gehen, denn Sie dürfen auch die Kosten für die gesetzliche Immissionsmessung zur Erfassung des Schadstoffausstoßes der Heizungsanlage umlegen.
Zwar gehören die Kosten zur Schädlingsbekämpfung zu den umlagefähigen Betriebskosten, jedoch gibt es hier einige Bedingungen zu beachten. So müssen die Aufwendungen regelmäßig stattfinden und nur die Gemeinschaftsflächen betreffen, um auf die Mieter übertragen werden zu dürfen.
Als Vermieter dürfen Sie auch die Kosten für den Betrieb von Gemeinschaftsantennen und Kabelanschlüssen auf die Mieter umlegen. Hierunter fallen ebenso die Stromkosten, wie die Wartungskosten und eventuelle monatliche Gebühren.
Grundsätzlich dürfen Sie alle Wartungs- und Reparaturkosten, die sich ausschließlich auf gemeinschaftlich genutzte Bereiche beziehen, auf die Mieter umlegen.
Neben den genannten umlagefähigen Betriebskosten gibt es auch sonstige Betriebskosten, die auf Ihre Mieter umgelegt werden dürfen. Hierunter zählt beispielsweise die Reinigung der Dachrinnen.
Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung nimmt viel Zeit und Mühe in Anspruch. Wir von „Immolert“ haben uns mit zahlreichen Vermietern besprochen und eine Software entwickelt, um Ihre Betriebskostenabrechnungen ganz einfach online zu erstellen.
Die Liste an umlagefähigen Betriebskosten ist lang, doch Achtung: Nicht alle Betriebskosten im Zusammenhang mit einer Immobilie können auf Ihre Mieter umgelegt werden. Hier erfahren Sie, welche Positionen zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten zählen und welche Aufwendungen Sie als Vermieter folglich selbst tragen müssen:
Kosten für Reparaturen oder Instandhaltungsarbeiten an einzelnen Mieträumen oder Einrichtungen, die nicht im Zusammenhang mit allgemeinen Gemeinschaftsbereichen stehen, sind vom Vermieter selbst zu tragen.
Die Kosten für umfassende Renovierungsarbeiten oder Modernisierungen, die über normale Instandhaltung hinausgehen, zählen zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten und dürfen nicht auf Mieter übertragen werden. Das Gleiche gilt auch für Kosten, die durch Schönheitsreparaturen verursacht wurden.
Verluste aufgrund von Leerstand oder Mietausfall sind normalerweise nicht auf die Mieter umlagefähig.
Die Verwaltungskosten des Vermieters, die nicht im direkten Zusammenhang mit der Bewirtschaftung des Gebäudes stehen, können nicht umgelegt werden.
Auch Kosten in Verbindung mit Krediten, Darlehen oder Hypotheken zur Finanzierung der Immobilie müssen vom Vermieter selbst übernommen werden.
Finden rechtliche Streitigkeiten zwischen Vermieter und Mieter statt, dürfen diese auf keinen Fall auf die Mieter übertragen werden. Diese Position zählt vollständig zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten.
Finden Umweltschutzmaßnahmen statt, die nicht direkt mit der Bewirtschaftung der Immobilie in Verbindung stehen, dürfen diese nicht auf die Mieter umgelegt werden.
Die Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen oder Produkte, die im Zusammenhang mit der Immobilie stehen, wird normalerweise nicht auf die Mieter umgelegt. Hierbei handelt es sich im weiteren Sinne ebenfalls um nicht umlagefähige Betriebskosten.
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist eine gesetzliche Regelung, die die Abrechnung und Umlage von Betriebskosten für Mietwohnungen regelt. Sie konkretisiert die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) hinsichtlich der Betriebskostenabrechnung im Mietrecht. Die Betriebskostenverordnung legt also fest, welche Kostenarten auf Mieter umgelegt werden können, wie die Abrechnung durchzuführen ist und welche Regelungen für die Umlage gelten. Aus der Betriebskostenverordnung ergeben sich neben den oben genannten umlagefähigen und nicht umlagefähigen Betriebskosten noch weitere Rahmenbedingungen, auf die Sie als Vermieter achten sollten.
So ist eine detaillierte Auflistung aller Nebenkosten im Mietvertrag nicht erforderlich, wenn Sie auf § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) verweisen. Der Verweis könnte beispielsweise wie folgt lauten: „Die umlagefähigen Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) werden vom Mieter getragen.“ Achten Sie jedoch unbedingt darauf, dass die Nebenkosten in irgendeiner Weise im Mietvertrag geregelt sind, da Mieter nur dann verpflichtet sind, diese zu zahlen.
Sollten Sie sich dafür entscheiden, die Nebenkostenarten einzeln in Ihrem Mietvertrag aufzulisten, dann müssen Sie eine vollständige Liste angeben. Denn in diesem Fall sind nur die umlagefähigen Betriebskosten vom Mieter zu tragen, die auch tatsächlich im Mietvertrag aufgeführt werden. Eine beispielhafte Auflistung ist daher nicht möglich.
Grundsätzlich werden die Kosten, die eine leerstehende Mieteinheit verursacht, als nicht umlagefähige Nebenkosten eingestuft. Die Mieter Ihrer Immobilie haben schließlich keinen Einfluss darauf, ob und in welchem Ausmaß Leerstand herrscht. Vor allem, wenn die Nebenkosten nach der Wohnfläche berechnet werden, dürfen Sie die Kosten des Leerstands nicht einfach auf die übrigen Mieter verteilen.
Ein umstrittenerer Fall ist es jedoch, wenn die anteiligen Nebenkosten nach der Anzahl an Personen berechnet werden. Hier macht es einen Unterschied, ob die leerstehende Einheit als Single- oder Mehr-Personen-Einheit abgerechnet wird. Folglich kann sich die Höhe der Nebenkosten unterscheiden und Ihre Kosten als Vermieter unter Umständen senken.
Für Vermieter ist es empfehlenswert, die monatliche Betriebskostenvorauszahlung so zu berechnen, dass der Mieter am Ende des Abrechnungszeitraums nicht mit unerwartet hohen Nachzahlungen konfrontiert wird. Eine zu niedrig angesetzte Vorauszahlung kann häufig zu Auseinandersetzungen zwischen den Parteien führen. Eine angemessene Aufteilung der erwarteten Kosten über zwölf Monate hinweg ist sowohl im Interesse des Mieters als auch aus Vermietersicht ratsam. Diese Herangehensweise trägt außerdem zu einer positiven Beziehung zwischen Mieter und Vermieter bei.
Falls Ihnen aus früheren Nebenkostenabrechnungen Erfahrungswerte vorliegen, können Sie als Vermieter diese als Richtlinie verwenden, um die Vorauszahlungen angemessen festzulegen. Falls keine Erfahrungswerte vorhanden sind, empfiehlt es sich, die Werte für ähnliche Immobilien zu prüfen und dabei auch die Anzahl der Personen zu berücksichtigen, die in die Wohnung einziehen werden. Auch der Betriebskostenspiegel kann Ihnen einen Eindruck davon vermitteln, welche Kosten realistisch sind.
Ein Umlageschlüssel ist eine Methode, um die umlagefähigen Betriebskosten in Mietwohnungen gerecht auf die einzelnen Mieter aufzuteilen. Da die Kosten oft nicht für jede Wohnung individuell gemessen werden können, verwendet man Umlageschlüssel, um die Kosten auf Grundlage bestimmter Kriterien zu verteilen. Diese Kriterien können je nach Kostenart variieren und sollten fair und nachvollziehbar sein. Außerdem sollte die Wahl des Umlageschlüssels transparent im Mietvertrag festgehalten werden.
Mit der Software von „Immolert“ erstellen Sie Ihre Nebenkostenabrechnungen ganz einfach online. Anschließend weisen Sie die Dokumente dem jeweiligen Mieter zu und lehnen sich entspannt zurück. Immobilienverwaltung war noch nie so einfach und schnell.
Sie möchten oder können die Nebenkosten nicht genau kalkulieren? Dann kann eine Betriebskostenpauschale Abhilfe schaffen. Diese bringt sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich, die es abzuwägen gilt. Denn die Betriebskostenpauschale deckt bereits alle anfallenden Kosten ab und erfordert dadurch keine separate Nebenkostenabrechnung. Es ist jedoch wichtig zu berücksichtigen, dass die Betriebskosten für Immobilien im Verlauf der Jahre steigen können. Es empfiehlt sich daher, im Mietvertrag die Option einer Anpassung der Betriebskostenpauschale festzuhalten. Nur auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, die Pauschale zukünftig zu erhöhen. Beachten Sie dabei, dass es nicht möglich ist, zusätzliche Zahlungen für umfassende Betriebskosten auf der Grundlage der Pauschale zu verlangen.